Politique de confidentialité

Cette page décrit les traitements de données personnelles liés au site foyane.com et aux contrats passés avec les collectivités clientes. Les données des personnes inscrites au registre de votre commune ne sont pas traitées par ce site ; elles relèvent de votre commune, responsable du traitement, et de l’accord signé avec Foyane.

Responsable du traitement : PRESENCIA, SAS au capital de 1 000 €, RCS Rennes 132 181 082, 1, rue des Lauriers, 35510 Cesson-Sévigné, qui exploite la marque Foyane. Contact pour toute question sur vos données : matthieu@foyane.com.

Demandes de démonstration, de dossier et d’information

Finalité : répondre à votre demande (rendez-vous, dossier pour votre DPO, question, suivi des évolutions du registre) et assurer le suivi de nos échanges. L’étude de votre registre 2027 fait l’objet d’une section dédiée, plus bas.

Données : civilité, prénom, nom, commune ou structure, fonction, adresse électronique, téléphone, nombre de personnes inscrites au registre, message, selon ce que vous remplissez.

Base légale : l’intérêt légitime de Foyane à répondre aux demandes qui lui sont adressées (article 6.1.f du RGPD).

Destinataires : l’équipe de Foyane. Votre demande crée une fiche dans notre outil de suivi interne et un courriel à l’équipe. Prestataires : notre hébergeur (France), notre service d’envoi de courriels (Union européenne) et notre messagerie professionnelle, encadrée par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ; leur nom est communiqué sur demande. Vos coordonnées ne sont ni cédées ni louées.

Durée de conservation : trois ans après notre dernier échange avec vous, puis suppression, comme la CNIL le recommande pour les contacts commerciaux.

Étude de votre registre 2027

Finalités : vous envoyer l’étude que vous demandez ; assurer le suivi commercial de votre demande, par trois courriels au plus, espacés d’une semaine environ, dont les textes sont rédigés et validés par notre équipe ; compter, par commune, les recherches faites sur le simulateur pour décider des communes à qui nous écrivons en priorité.

Données : pour une demande d’étude, votre adresse électronique, la commune choisie, le nombre de personnes inscrites si vous l’indiquez, et la date ; votre prénom et votre nom quand votre adresse les contient (prenom.nom@), corrigés sur simple demande. Pour une commune cherchée sans demande d’étude : le code de la commune et le jour, sans votre adresse IP ni votre identité.

Base légale : l’intérêt légitime de Foyane à répondre à votre demande, à présenter son service aux agents et aux élus dans le cadre de leurs fonctions, et à mesurer l’intérêt des communes pour le registre (article 6.1.f du RGPD). Les courriels de suivi partent seulement vers une adresse professionnelle ; à toute autre adresse, nous envoyons l’étude seule.

Destinataires : l’équipe de Foyane. Votre demande crée ou complète la fiche de votre commune dans notre outil de suivi interne, avec une fiche à votre nom, et un courriel à l’équipe. Prestataires : notre hébergeur (France), notre service d’envoi de courriels (Union européenne) et notre messagerie professionnelle, encadrée par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ; leur nom est communiqué sur demande. Vos coordonnées ne sont ni cédées ni louées.

Durée de conservation : la demande d’étude est conservée trois ans à compter de sa date ; votre fiche dans notre outil de suivi, trois ans après le dernier échange venu de vous, puis supprimée. Le compte des recherches par commune est conservé treize mois. Pour compter une recherche une seule fois par jour, une empreinte chiffrée de votre adresse IP est gardée vingt-quatre heures, puis effacée ; les journaux techniques suivent la durée indiquée plus bas.

Opposition : vous pouvez arrêter le suivi à tout moment, sans avoir à vous justifier : répondez au courriel, ou écrivez à matthieu@foyane.com. L’envoi s’arrête dès votre réponse, et votre adresse est alors seulement gardée dans une liste d’exclusion, pour ne plus vous écrire. Si votre adresse y figure déjà, l’étude vous est envoyée et aucun suivi n’a lieu.

Appel de démonstration

Finalité : vous faire recevoir, à votre demande, l’appel qu’une personne inscrite reçoit, puis préparer notre échange.

Données : numéro de téléphone, prénom, nom, commune ; pendant l’appel, votre voix est transcrite en texte. Le résultat, la synthèse et la transcription de l’appel vous sont envoyés par courriel, à l’adresse que vous avez indiquée, et à notre équipe. Si personne ne décroche, une nouvelle tentative peut être faite. Aucun enregistrement audio n’est conservé.

Base légale : l’intérêt légitime de Foyane à répondre à votre demande (article 6.1.f du RGPD).

Prestataires : notre opérateur téléphonique, notre service de transcription, notre service de synthèse vocale, notre hébergeur (France), qui exécute aussi le modèle de langage, notre service d’envoi de courriels et notre messagerie professionnelle ; leur nom est communiqué sur demande.

Transferts hors de l’Union européenne : l’acheminement de l’appel est assuré par un opérateur établi aux États-Unis, sur le fondement de la décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 (cadre de protection des données UE–États-Unis) ; la transcription, par une société américaine qui traite l’audio dans sa région Union européenne, les clauses contractuelles types de la Commission européenne encadrant tout traitement hors de l’Union. Une copie des garanties est communiquée sur demande.

Durée de conservation : la transcription est effacée après 30 jours ; le résultat de l’appel suit la fiche de votre demande (trois ans après notre dernier échange). Aucun enregistrement audio n’est conservé.

Courriels que nous vous adressons

Nous écrivons aussi à des agents et à des élus de collectivités qui ne nous ont pas contactés, pour présenter Foyane dans le cadre de leurs fonctions.

Source des données : annuaires et sites publics des collectivités. Base légale : l’intérêt légitime de Foyane à faire connaître son service aux collectivités (article 6.1.f du RGPD). Durée de conservation : trois ans après notre dernier échange, puis suppression ; en cas d’opposition, votre adresse est seulement gardée dans une liste d’exclusion, pour ne plus vous écrire.

Vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans avoir à vous justifier : répondez simplement au courriel, ou écrivez à matthieu@foyane.com. L’envoi s’arrête dès votre réponse.

Contrats, commandes et factures

Quand votre commune ou votre CCAS est client de Foyane, nous traitons les données nécessaires à son contrat. Ce traitement relève de Foyane ; il est distinct du registre, dont votre commune reste responsable.

Finalités : conclure et exécuter le contrat, recevoir les bons de commande que votre commune dépose dans Foyane pour commander des appels par IA, établir et transmettre les factures, notamment sur Chorus Pro, suivre les paiements et tenir notre comptabilité.

Données : nom et qualité de la personne qui signe le bon de commande, sa signature telle qu’elle figure sur le document déposé, numéro d’engagement, date, quantités et montants ; coordonnées professionnelles des personnes chargées du contrat et de la facturation ; date du dépôt et identité de la personne qui dépose ou consulte le bon. Le bon de commande ne doit contenir aucune information sur les personnes inscrites au registre ; s’il en contenait par erreur, il peut être retiré à votre demande.

Base légale : l’exécution du contrat passé avec votre collectivité (article 6.1.b du RGPD) et nos obligations comptables (article 6.1.c du RGPD).

Destinataires : l’équipe de Foyane et, dans Foyane, l’administrateur de votre commune. Le bon déposé est chiffré et sa consultation est enregistrée. Prestataires : notre hébergeur (France), notre outil de facturation et de comptabilité, notre messagerie professionnelle. Destinataires légaux : notre expert-comptable, l’administration fiscale sur demande, la plateforme Chorus Pro. Ces données ne sont ni cédées ni louées.

Durée de conservation : les bons de commande, les factures et les écritures comptables sont conservés dix ans, comme le code de commerce l’impose pour les pièces comptables (article L.123-22) ; le bon n’est conservé qu’en un seul exemplaire. Les autres données du contrat sont conservées pendant la durée du contrat puis le temps des délais de recours.

Mesure d’audience et cookies

Ce site ne dépose aucun cookie et ne lit aucune information sur votre appareil à des fins de suivi : aucun bandeau de consentement n’est donc nécessaire.

La fréquentation est mesurée par Plausible Analytics, un service hébergé dans l’Union européenne, pour notre seul compte : il ne produit que des statistiques anonymes et agrégées (pages vues, provenance, appareil), sans identifier les visiteurs ni les suivre d’un site à l’autre. Son script est servi depuis foyane.com : aucune ressource n’est chargée depuis un service tiers. Plausible Insights OÜ (Estonie) traite et stocke ces statistiques uniquement dans l’Union européenne, en Allemagne ; elles ne contiennent aucune donnée personnelle.

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Journaux techniques

Pour la sécurité du site et la limitation des envois abusifs du formulaire, nos serveurs lisent l’adresse IP de chaque requête et tiennent des journaux techniques. Base légale : l’intérêt légitime de Foyane à protéger son service (article 6.1.f du RGPD). Durée de conservation : un an.

Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition sur vos données. Pour les exercer : matthieu@foyane.com. Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL, cnil.fr).

Aucune décision vous concernant n’est prise de façon automatisée à partir de ces données.